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展示会準備の進め方

専門業者に頼まず展示会ブースを作りたい！

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展示会に出展するときのブースの設営について、
費用を安く抑えるために社内のリソースだけで行おうとする企業もあるかもしれません。
 
今回は、そんな方のために「自力でやる場合」と「専門業者に依頼した場合」を比較してみました。

その1. デザインする

● 自力でやる場合
 
事務局への申込みが終わったら、イラストレーターやエクセル、パワーポイントなどを使って図面を書き始めましょう。
 
椅子や机の色や数、床の色、壁の色や素材、電気とその配線、ポスターの大きさなどなど……、
実際に立つブースをイメージしてデザインを書きます。
ここで大切なのが、空間における椅子や机などのバランス、縦横比などのサイズ感。
小間サイズと入れるモノのサイズ（寸法）をぴったり合わせましょう。
もちろん自らの好みではなく「来場者目線」のデザインが重要です。
 
● 専門業者に依頼した場合
 
各部署から吸い取った要望をエクセルなどでまとめて、デザイン会社へ投げてください。
それをまとめて予算に応じたデザインを作成します。

その2. 備品を調達する

● 自力でやる場合
 
出来上がった図面をもとに、材料を購入したり、備品をリースしたり、ポスターを印刷したりします。
ここで大切になるのは予算ですね。請求書がバラバラになることで、予算取りが難しくなったり、
経費計上がややこしくなったりするデメリットがあります。早めに準備を始めましょう！
 
● 専門業者に依頼した場合
 
複数回のお打ち合わせを経て図面が完成した後は、専門業者にお任せすればOK。
予算の調整が必要になった場合は、メール1本で専門業者の担当に依頼するだけでOKなので、楽ちんです。

その3. 前日、設営する

● 自力でやる場合
 
レンタカーを借りて用意した備品を会場へ運び、ブースを作りましょう。
工期は前日の1日だけである場合が多いので、忘れものや運ぶ途中の破損は禁物！
会期途中で外れることがないように、充分気をつけて取り付けを行ってください。
 
また、運転手や運んだり設営したりする人員を事前に確保しておきましょう。
面倒な作業ですから、彼らのモチベーション確保も大切です。
 
● 専門業者に依頼した場合
 
置きたいカタログや製品を持ってきてください（宅配便で送ってもOK）。

その4. 片付ける

● 自力でやる場合
 
最終日の終了時間が17時。ここから片付けが始まります。
撤去した荷物を持って会社に帰りましょう。返却をしにいかなければならない備品もあるかもしれませんね。
20時に解散できれば最高です。
 
● 専門業者に依頼した場合
 
最終日の終了時間が17時。ここから大工さんたちが再びブースへやってきます。
彼らにお任せすれば、17時10分には会場を出られます。

まとめ

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費用を安く抑えたいという気持ちだけで安易に自力でのデザインを決めてしまうと
「完成して満足してしまい結局誰も来てくれなかった」という本末転倒な結果になりかねません。
 
また、自力で展示会ブースを作ろうとする場合、紹介した通り、とっても面倒。
 
既存顧客への周知など、本来出展者がすべきことが疎かになったり、
抜け漏れやモノが破損したりするリスクで、不安がつきまとうこともあるでしょう。
 
私たちブースデザインの専門業者が存在する意義は、デザインをすることだけでなく、
この＜ブースデザインにまつわるすべてを任せて、万全の体制で迎えてもらうこと＞にもあるのです。
 
■株式会社リオエンターテイメントデザイン
Tel：03-6459-2079
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株式会社リオエンターテイメントデザイン | 2018.05.30 12:26 | トラックバック(0)

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