【例文つき】効果的な展示会お礼メールの書き方を解説！
展示会で得た出会いをそのままにしていないでしょうか。名刺交換や会話を交わした来場者に対して、タイミングよくお礼メールを送ることで、信頼関係を築き、商談へとつなげられます。
しかし、いざメールを書こうとすると「何を書けばよいのか」「どの程度フォーマルにすべきか」と悩む方もいるのではないでしょうか。
本記事では、お礼メールの基本構成やすぐに使える例文、商談につなげるための実践ポイントを紹介します。展示会をきっかけに商談を生み出したい方は、ぜひ参考にしてください。
展示会後にお礼メールを送る目的は？
展示会後のお礼メールは、単なる儀礼的な挨拶にとどまらず、今後のビジネスにつながる重要な役割を担っています。ここでは、お礼メールを送る主な目的について解説します。
自社の印象を強く残す
お礼メールは、来場者に自社の印象を再認識してもらうための有効な手段です。展示会では多くの企業が出展し、来場者は短時間で多くの担当者と名刺交換を行います。そのため、時間が経つにつれ、印象が薄れてしまうことも少なくありません。
そこで効果的なのが、お礼メールによるフォローです。イベント直後にメールを送ることで「あのときの企業だ」と思い出してもらいやすくなります。さらに、当日のやり取りやデモの内容、具体的な質問などを盛り込むことで、より個別性のある印象を残すことが可能です。
たとえば「〇〇のデモンストレーションでは、△△の機能にご関心をお寄せいただき、熱心にご質問くださったことが印象に残っております。」といった一文を添えるだけでも、相手に個人的な印象を与えやすくなります。
見込み顧客の獲得につなげる
お礼メールは、展示会で出会った見込み顧客を商談や成約へとつなげる第一歩です。単に名刺交換しただけでは、そのまま関係が途切れてしまうことがありますが、丁寧なお礼メールを送ることで、継続的な接点を生むきっかけになります。
メールでは、展示会当日に伝えきれなかった製品の特徴や導入事例、実際のユーザーの声などを補足情報として盛り込むと効果的です。
こちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひお役立てください。
効果的なお礼メールを送るためポイント7つ
展示会のお礼メールは、ただ送るだけでは十分な効果を得られません。ここでは、お礼メール作成のための7つのノウハウを紹介します。
展示会後すぐに送る
お礼メールは、展示会が終了してからできるだけ早く送るのが効果的です。理想的なのは当日中、遅くとも翌日中には送信することです。なぜなら、来場者の記憶が新しいうちにアプローチすることで、展示ブースでのやり取りや会話内容を鮮明に思い出してもらえるためです。
また、迅速にお礼メールを送ることで「対応の早い信頼できる企業だ」「自社のことを覚えてくれている」といった好印象を与えることにもつながります。とくに、競合他社も同様にお礼メールを送ってくることを考えると、他社より先にコンタクトを取ることは自社の印象を際立たせるうえで非常に重要です。
メリットが感じられるタイトルを付ける
お礼メールの件名は、受信者が最初に目にする情報であり、開封するかどうかを左右する重要なポイントです。 日々大量のメールが届くなかで埋もれてしまわないためには「自分にとって有益そうだ」と感じさせる件名を工夫することが欠かせません。
件名には「限定」「特別」といったキーワードや、来場者にとってのメリットを盛り込む工夫が効果的です。
見込み度合いに合わせて文面を変える
展示会で名刺交換をしたすべての来場者が、自社に強い関心を持っているとは限りません。なかには情報収集が目的だったり、挨拶程度のやり取りで終わった方もいます。
そのため、お礼メールは全員に同じ内容を送るのではなく、相手の見込み度合いに合わせて内容を調整することが大切です。
見込みに応じた対応の例は、下記のとおりです。
見込み度【高】（強い関心・具体的な質問あり）
- 会話の内容を振り返り、詳細資料や導入事例を案内する
- デモや打ち合わせなど、次のアクションを明確に提案する
見込み度【中】（興味はあるが検討段階ではない）
- 関心を持った製品に関する業界情報や活用事例を提供する
- メルマガ登録やセミナー案内など、軽い提案にとどめる
見込み度【低】（名刺交換のみ・会話少なめ）
- 来場への感謝自社の簡単な紹介を伝える
- 情報提供は控えめにし、まずは印象づけを目的とする
このように、関心度に応じたメールを送ることで反応率が高まり、見込み顧客の育成につながります。
自社ブースを思い出してもらえる言葉を記載する
展示会では多数の企業がブースを出展しており、来場者は短時間で多くの情報に触れます。そのため、メールの文面に、自社ブースや当日のやり取りを思い出せるような具体的な言葉を盛り込むのも効果的です。
具体的には下記のような情報を盛り込むと効果的です。
- 〇〇様からは、△△に関する貴重なご意見を頂戴し、大変参考になりました。
- 展示していた新製品△△について、熱心にご質問いただいたのが印象的でした。
こうした表現により「そういえばあの時の会社だ」と記憶を呼び起こし、メールの内容にも関心を持ちやすくなります。
展示商品の詳細URLを記載しておく
メール本文には、展示していた製品や、来場者の関心を引いたサービスの詳細情報が掲載されたWebページのURLを記載しておくことが大切です。
口頭やパンフレットでは伝えきれなかった内容も、Webサイトであれば網羅的に紹介でき、来場者の次のアクションにつながりやすくなります。
次のアクションを促すCTAを用意する
お礼メールの目的は、感謝の気持ちを伝えるだけでなく、最終的には商談や成約といった次のステップにつなげることが重要です。そのためには、メールの末尾に、受信者に具体的な行動を促す「CTA（Call to Action：行動喚起）」を明確に記載する必要があります。
CTAを記載していることで、相手は次のアクションを起こしやすくなります。
効果的なCTAの例は下記のとおりです。
資料請求・ダウンロード
- より詳しい製品資料（PDF）はこちらからダウンロードいただけます。
- 展示会でお渡しできなかった導入事例集をご用意しております。
個別相談・デモンストレーションの申し込み
- 貴社の課題に合わせた個別相談会を随時開催しております。ご希望の日時をお知らせください。
- 製品の機能や操作感を実際にご確認いただけるオンラインデモをご案内いたします。
営業活動の成果を最大化するためにも、メールの締めくくりに効果的なCTAを設けておきましょう。
配信停止用リンクを設置する
お礼メールをはじめとする企業からのメールマガジンや案内メールを送る際には、特定電子メール法（特電法）の遵守が求められます。
具体的には、メールの末尾に「配信停止はこちら」といった文言とともに、配信停止手続きができるページへのリンクを設置することが義務付けられています。この配信停止用リンクの設置は、法律遵守の観点だけでなく、顧客との良好な関係を維持するためにも重要です。
お礼メールを送るまでの手順
展示会後のお礼メールは、ただ送るだけでは期待した効果を得られません。効果を最大化するには、事前の準備から配信後のフォローアップまでを計画的に進める必要があります。ここでは、メール配信までの手順を4つのステップにわけて解説します。
リードをセグメント分けする
最初のステップは、展示会で獲得したリード（見込み顧客）をセグメント分けすることです。すべての来場者に同じ内容のメールを送っても、関心やニーズが異なれば反応は期待できません。「とりあえず送っておく」ような発想は避けましょう。
たとえば「具体的に商談の話が進んだリード」「資料請求を希望したリード」「ただ名刺交換をしただけのリード」など、接点の深さや興味の度合いに応じて分類しましょう。さらに、業種や企業規模、役職などの属性情報も加えると、より精度の高いアプローチが可能になります。
メールの本文を作成する
次に、各セグメントに適切なメール本文を作成します。全員に同じテンプレートを使い回すのではなく、それぞれの関心や接点に合わせた内容にカスタマイズすることが大切です。
たとえば、商談が進んでいる相手には「次回の打ち合わせ日程のご提案」などがよいでしょう。名刺交換のみの方には「ご来場への感謝と自社サービスの概要紹介」など、相手の立場を意識した情報を意識しましょう。
メールを配信する
メールの本文が完成したら、いよいよ配信作業に移ります。ここで重要なのは、タイミングと配信ツールの選定です。展示会の記憶が新しいうちに届けるためには、1〜3日以内に送信するのが理想的です。
メール配信ツールを活用すれば、ステータス管理や開封率・クリック率の確認が可能です。配信リストを設定ミスや誤送信、重複送信を防ぐためにも事前のダブルチェックを徹底しましょう。
アフターフォロー
お礼メールの配信はゴールではなく、次のアクションへつなげるためのスタートです。そのため、メールを送った後には、開封状況やリンクのクリック状況などを確認し、反応の高いリードに対しては早めに追加の連絡をしていきましょう。
たとえば、資料をダウンロードしたリードには「ご不明点はございませんか？」とメールや電話でフォローします。一方、反応がなかったリードに対しても、一定期間を空けて再アプローチすることで、相手の関心を引き戻せる可能性があります。
お礼メールの基本構成
展示会後に送るお礼メールは、単に感謝の意を伝えるだけでなく、見込み顧客との関係を深める重要なコミュニケーション手段です。ここでは、効果的なお礼メールを作成するために押さえておきたい7つのポイントを紹介します。
1.件名
件名は、メールを開封してもらうための第一関門です。
「展示会ご来場のお礼｜〇〇株式会社」や「【〇〇展示会】ご来場ありがとうございました」など、展示会名や会社名を明記し、内容がすぐに伝わるようにしましょう。
また「〇〇様とのお話を振り返って」など、相手に合わせた表現を入れると、開封率の向上が期待できます。
2.挨拶とお礼
本文の冒頭では、丁寧な挨拶と来場に対する感謝の気持ちを述べましょう。
「このたびはお忙しいなか、弊社ブースにお立ち寄りいただき誠にありがとうございました」など、敬意を込めた表現を心がけましょう。展示会名や開催日などもあわせて記載することで、相手の記憶を喚起しやすくなります。
3.展示ブースの写真画像
メール内に展示ブースの写真を挿入すれば、当日の様子を思い出してもらいやすくなります。「あのときの企業だ」と印象づける効果があり、記憶に残りやすくなります。
写真はあくまで補足的な役割のため、データの容量を抑えつつ、シンプルで清潔感のあるものを選びましょう。
4.具体的なやり取りの振り返り
展示会でのやり取りを簡潔に振り返ることで、メールが機械的な一斉送信ではなく、相手に向けた個別対応であることが伝わります。
たとえば「当日は〇〇についてお話させていただきました」「△△にご関心をお持ちでしたので、関連資料を添付いたします」といった一文を加えるだけでも、信頼感を高める効果があります。
5.フォローアップの提案
やり取りを振り返ったうえで、次のアクションにつながる提案を盛り込みましょう。
「〇〇の詳細について改めてご説明できれば幸いです」「来週以降でお時間を頂戴できる日程がございましたらご教示ください」など、相手に配慮した丁寧な提案を心がけましょう。
また、資料請求や製品デモなど、相手の興味関心にあわせたフォロー内容を提示すると、次へのステップへつながりやすくなります。
6.結び
メールの締めくくりでは、改めて感謝の気持ちを伝え、今後の関係性を前向きに築いていく姿勢を示しましょう。
「今後とも何卒よろしくお願い申し上げます」「引き続きご関心をお寄せいただけますと幸いです」などの表現が一般的です。
7.署名
最後に、会社名、部署名、氏名、電話番号、メールアドレスなど、基本的な連絡先を記載します。加えて、会社の公式サイトやSNSアカウントのリンクも添えると、興味を持った相手に追加情報を届けやすくなります。
お礼メールに設置しておきたいCTA
お礼メールには、次のアクションを誘導するためのCTA（Call To Action）を忘れずに設置しましょう。
たとえば「資料をダウンロードする」「無料相談を申し込む」「オンライン打ち合わせを予約する」など、相手が行動しやすくなるリンクやボタンを文中に自然に配置するのが理想です。
顧客別お礼メール例文集
展示会へのご来場者様へのフォローアップは、その後の商談化率を大きく左右する重要なプロセスです。ここでは、顧客の見込み度に応じたお礼メールの例文を紹介します。
見込みの高い顧客向け
展示会ブースで製品やサービスについて具体的な話ができた方や、導入時期・予算について言及があった方は、見込みの高い顧客といえます。この層には、スピード感のある個別対応が求められます。
お礼メールでは、当日の会話内容を踏まえたうえで、訪問やオンラインデモ、詳細資料送付など、次のアクションを明確に提案しましょう。
メールの例文
件名：【株式会社〇〇】〇〇展示会ご来場のお礼（株式会社△△様）
株式会社△△
〇〇様
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
株式会社〇〇の□□です。
先日は、〇〇展示会弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
また、貴社〇〇様には、弊社の新製品「XXXX」につきまして、
具体的な導入イメージや現在抱えていらっしゃる課題について詳細にお聞かせいただき、
重ねて御礼申し上げます。
〇〇様からお聞かせいただいた△△に対する課題解決の一助となるべく、
「XXXX」の機能や導入事例について、より詳しくご説明させていただきたく存じます。
つきましては、下記日程のいずれかで貴社へお伺いし、
30分ほどお時間をいただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
上記以外の日程でも調整可能ですので、ご都合のよい日程をお知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただけますようお願い申し上げます。
敬具
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株式会社〇〇
部署名：□□部
氏名：□□ □□
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：xxxx@xxxx.co.jp
会社URL：https://xxxx.co.jp/
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見込みが低そうな顧客向け
ブースで名刺交換はしたものの、会話が少なく情報収集が主な目的と思われる顧客に対しては、すぐに商談にはつながらなくても、まずは自社や製品・サービスを思い出してもらうことが大切です。
メールの例文
件名：【株式会社〇〇】〇〇展示会ご来場のお礼
ご担当者様
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
株式会社〇〇の□□です。
先日は、〇〇展示会弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
弊社ブースでは、主力製品である「YYYY」をはじめ、
貴社の業務をサポートできる各種ソリューションをご紹介いたしました。
ご興味をお持ちいただけました製品やサービスがございましたら、
お気軽にお問い合わせください。
また、当日ご案内しきれなかった内容につきましては、下記URLより資料をご覧いただけますので、
ぜひご覧ください。
▼「YYYY」製品資料はこちら
資料ダウンロードURL
▼その他ソリューションに関する情報はこちら
企業サイトURL
今後とも、貴社のお役に立てる情報をご提供できれば幸いです。
まずは、ご来場のお礼まで申し上げます。
敬具
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株式会社〇〇
部署名：□□部
氏名：□□ □□
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：xxxx@xxxx.co.jp
会社URL：https://xxxx.co.jp/
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割引などの特典を提供する場合
展示会来場者限定の特典（割引、トライアル、セミナー招待など）がある場合は、それを切り口にお礼メールを送ることで、返信率や次のアクションへの移行率が高められます。
メールの例文
件名：【株式会社〇〇】〇〇展示会ご来場特典のご案内
株式会社△△
〇〇様
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
株式会社〇〇の□□です。
先日は、〇〇展示会にて、弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
多くのお客様にご来場いただき、盛況のうちに展示会を終えることができましたこと、心より感謝申し上げます。
つきましては、弊社ブースへお越しいただいた皆様へ感謝の気持ちを込めまして、
【展示会ご来場者様限定特典】をご用意いたしました。
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【展示会ご来場者様限定特典】
特典内容：「ZZZZ」初期費用 通常〇〇円 → 〇〇円（〇％OFF）
対象期間：〇月〇日（〇）までのお申込み
お申込み方法：本メールにご返信いただくか、下記URLよりお申込みください。
特典お申込みURL
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〇〇様が当日ご関心をお寄せくださった「ZZZZ」は、
貴社の課題解決に貢献できると確信しております。
この機会にぜひ、導入をご検討いただければ幸いです。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
まずは、ご来場のお礼と特典のご案内まで申し上げます。
敬具
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株式会社〇〇
部署名：□□部
氏名：□□ □□
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：xxxx@xxxx.co.jp
会社URL：https://xxxx.co.jp/
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展示会から効率的に商談獲得に繋げるためのノウハウ
展示会は、新規顧客との接点を生み出し、自社サービスや製品の認知度を高めるうえで非常に有効な手段です。ここでは、展示会から商談を効率よく獲得するためのプロセスについてご紹介します。
展示会
展示会では、まず「見込み顧客の獲得」が最優先の目標です。ブース設計やスタッフの対応力、資料の質など、来場者の興味を引く工夫が不可欠です。
また、来場者の情報を確実に取得するために、名刺交換やQRコードの活用、タブレットでの登録フォームなどを活用し、来場者情報を確実に取得しましょう。見込み度が高いリードには、その場でタグ付けすることも、後の追客で有効になります。
とくにチラシやノベルティは、展示会終了後も来場者の記憶に残りやすく、アプローチのきっかけをつくる重要なツールです。
新規顧客の獲得に役立つチラシとノベルティーについて解説しています。
お礼メール
展示会終了後は、できるだけ早くお礼メールを送信しましょう。理想的なタイミングは当日、遅くとも翌営業日中です。件名には「展示会ご来場のお礼」と記載し、本文では感謝の言葉に加えて、自社のサービスや提案内容を簡潔に再提示します。
メールの文末には「ご興味がございましたら、お打ち合わせの機会をいただければ幸いです」といった商談のきっかけとなる一文も添えましょう。
追客（開催3日後まで）
展示会から3日以内が、フォローアップの最重要期間です。来場者の関心が高いうちに電話やメールでフォローし、具体的な課題やニーズをヒアリングします。
この段階では「ご来場のお礼」「気になる点の確認」「資料送付」などをきっかけに接点を持ち、関心度の高い顧客にはアポイント提案を行うことが重要です。
リスト整理
展示会で得た名刺や登録情報は、すぐにデータベース化し、リードの属性や関心分野、会話内容などを記録しておきましょう。見込み顧客を「すぐにアポ取得可能」「検討中」「情報提供のみ」などに分類することで、後の営業活動の効率が大幅に向上します。
ナーチャリング
すぐに商談に至らなかった顧客に対しては、定期的に情報を提供しながら関係を維持・育成構築（ナーチャリング）していくことが大切です。メールマガジンやセミナー案内、導入事例の共有などを通じて、興味を持ち続けてもらえるよう働きかけましょう。
まとめ
展示会での出会いをビジネスチャンスにつなげるためには、タイミングよく、相手の関心度に応じたお礼メールを送ることが欠かせません。単なる挨拶で終わらせず、相手に「覚えてもらう」「信頼してもらう」「次の行動を促す」ことを意識することで、商談への発展率が大きく変わります。
また、本文や件名の工夫、見込み度に応じたアプローチ、CTAや詳細情報の記載など、細かな配慮を積み重ねることで、メールの効果を最大限に高められます。こうした「展示会後のフォロー体制」とあわせて、当日のブース設計や来場者との接点づくりも非常に重要です。
株式会社リオエンターテイメントデザインでは、イベントや展示会の出展において、担当するデザイナーが初回打ち合わせからデザイン進行、発注、現場管理を一括でサポートします。
また、無駄な人件費をカットするとともに、よりクライアントの要望に添ったデザインや現場管理の実現も可能です。来場者の心をつかむ導線設計や、記憶に残る空間づくりを提供しており「商談につながる展示会」を目指す企業様を全力でサポートいたします。
成功を実感していただけるようにサポート面も含めて努めております。
ご相談も承っておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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