展示会の準備としてなにをすべき？スケジュールや当日の流れを解説
展示会の準備として求められるのは、出展目的の設定やスケジュールの作成、必要物品の手配を計画的に進めることです。この記事では、展示会後に行うべきお礼メールやアンケート分析、見込み客への効果的なアプローチ方法などを詳しく解説します。
展示会への出展準備を進める際、何から手をつければよいのか迷う方は多いでしょう。わずかな期間で準備を効率的に進めるためには、全体の流れや必要な作業を把握しておくことが重要です。この記事では、出展目的の設定や会期までのスケジュール作成など、最初に行うべき準備から解説します。展示会に関する準備や運営の流れを理解し、確実に成果を上げたい方はぜひ参考にしてください。
展示会の準備として最初に始めるべきこと
展示会の準備として、まずは出展する目的と目標をきちんと定めるところから始めましょう。新商品を知ってもらうのか、見込み顧客を集めるのかなど、出展の理由をはっきりさせます。
そのうえで「商談件数○件」や「名刺○枚」など具体的な数字を目標として設定します。こうした数字を基準にすると、終了後の成果検証がしやすくなります。達成可能な範囲で目標を定めれば、モチベーションの維持や成果につながりやすくなります。
加えて、会期までのスケジュールを作成し、誰がいつまでに何を行うのかを明記することも欠かせません。下記のような必要な業務を細かく洗い出し、スケジュールを作成しましょう。
- 展示会ブースの手配
- 集客施策
- 配布物の準備
スケジュールを作成すれば、作業の抜け漏れ防止にもなります。
来場者が集まるブースデザインの特徴も取り上げているため、ぜひあわせてご覧ください。
展示会出展までのスケジュール
出展するにあたってスケジュール作成が必要だとわかったものの、具体的に何をすべきかわからない人も多いでしょう。ここからは、出展前のスケジュールを次のように細かく分けて解説します。
- 出展1年～6か月前
- 出展6か月前～3か月前
- 出展3か月前～1か月前
- 出展1か月前～前日
区分ごとに何をすべきなのか、それぞれ紹介します。
出展1年～6か月前
出展の1年〜6か月前には、以下2点を進めていきます。
- 出展する内容を決める
- 展示会に申し込む
それぞれの内容について解説します。
出展する内容を決める
早い段階で展示内容を固めることが欠かせません。まずは発表する商品やサービスを選定し、それに合わせたターゲット層やコンセプトを設定しましょう。
集客目標の人数や必要な展示スペースの広さも明確にしておくと、その後の会場選びやブース計画がスムーズに進みます。展示会出展の少なくとも半年以上前に内容を決定できれば、展示物の準備や演出方法を計画的に進められ、全体の完成度を高めやすくなります。
展示会に申し込む
出展目的と目標を定めたら、その条件に合う展示会を選んで申し込みます。業界向けか一般消費者向けかなど、来場者の層やイベントのテーマを把握し、自社の商品やサービスと相性の良い場を選択することが重要です。
なお、人気のある展示会は早期に募集が締め切られる場合があります。出展枠を確保するためにも、エントリーは余裕を持って実施しましょう。
出展6か月前～3か月前
出展の3〜6か月前には、以下4つの準備に取り掛かりましょう。
- 出展ブースのレイアウトやデザインを決める
- 出展ブースの制作会社を決める
- 集客方法を決める
- ノベルティを作成する
ここからは、それぞれ何をすべきなのかを解説します。
出展ブースのレイアウトやデザインを決める
弊社デザイン実績：3〜6小間ブースデザイン例（27㎡〜54㎡）
集客効果を高めるために、ブースの位置や見せ方を早い段階で決めましょう。人の流れが多い入口付近や通路沿いは来場者の視線を引きやすく、足を止めてもらいやすくなります。装飾計画では、下記のポイントを細かく検討します。
- 導線
- 照明
- 商品の配置
- パネルの配置
- 商談スペースの位置
通路から見える部分に強いインパクトを持たせると、ブース内へ誘導しやすくなります。遠くからでも内容が把握できるよう、キャッチコピーや展示方法に工夫を加えましょう。
こちらでは、株式会社リオエンターテイメントデザインがご提供したブース事例をご紹介しています。
出展ブースの制作会社を決める
ブースの構成案や装飾が固まったら、施工を任せる業者を選定しましょう。一括でデザインから設営まで対応できる会社を選ぶと、打ち合わせの手間が少なくなり、担当者の負担も減らせます。
制作会社でお困りなら、株式会社リオエンターテイメントデザインにご相談ください。当社は、イベント・展示会のブース企画から施工、運営まで手掛ける専門企業です。
訪問者の関心を引くデザインに力を入れ、集客につながる空間づくりを重視しています。東京ビッグサイトや幕張メッセなど、大型会場での実績も豊富です。
株式会社リオエンターテイメントデザインは、リピート率8割以上のサポート力と提案力で、来場した方の足を止める展示会ブースをご提案いたします。ぜひご相談ください。
集客方法を決める
集客の方法を決めます。主な集客方法として挙げられるのは、次のとおりです。
- 案内状
- Webサイト
- SNS
- オンライン広告
- 交通広告
- 会場周辺のポスター
上記を組み合わせ、来場を促しましょう。当日は下記の手法を活用して、ブースへの誘導を図ります。
- 映像
- 音楽
- 展示パネル
- 配布物
- 紙袋
- ノベルティ
どのような手法を採用するにしても、来場者が思わず立ち寄りたくなるようにすることが重要です。
ノベルティを作成する
来場者の印象に残るきっかけとして、ノベルティの準備が有効です。手に取った瞬間に企業や商品を思い出せるような品を選び、展示会後のフォローにつなげましょう。
ただし、ノベルティの制作には時間がかかる場合があるため、早めに品目を決定し、業者に発注しましょう。加えて、リーフレットやパンフレットなど他の販促物も同時に準備を進めると効率的です。渡すタイミングや見せ方も計画に含めれば、受け取った人の関心をいっそう高められます。
出展3か月前～1か月前
出展の1〜3か月前には、以下5つの準備を進めましょう。
- チラシやパンフレットを作成する
- 人員手配をする
- シフトを決める
- 当日の搬入・搬出の手配をする
- 顧客へ案内状を送る
チラシやパンフレットを作成する
展示会に使用するチラシやパンフレットは、会期の2か月前には制作を始めましょう。ポスターや案内状、パネル、紙袋なども同時に準備を進めると効率的です。
外部へ依頼する場合は早めに発注し、必要なデータはIllustratorやPhotoshopなどで整えておきます。制作会社を選ぶ際は単価だけでなく、発注可能な最小ロット数も確認します。
希望する数量に対応できる業者を選べば、コストの無駄を防げます。
株式会社リオエンターテイメントデザインでは、ブースデザインだけでなく、チラシやノベルティーのプロデュースも行っています。ぜひご相談ください。
人員手配をする
会期中にブースを担当する人員は、規模や出展目的に合わせて計画します。1小間あたり1〜2名が一般的ですが、プレゼンや進行サポートが必要な場合は追加の人員を割り当てます。
シフトを決める
スタッフの配置が決まったら、休憩時間を含めたシフトを決めましょう。長時間の立ち仕事は体力的な負担が大きく、疲労も蓄積します。そのため、適度な交代時間を設定し、休憩中もブース対応が滞らないようにすることが大切です。
事前に交代順を決めておくことで、混雑時にも落ち着いて対応できます。
当日の搬入・搬出の手配をする
搬入は主に会期前日に行われるため、当日までに物品が到着するよう手配します。車で搬入する場合は、会場周辺の駐車場も事前に確認します。遠方からの場合は宅配便を利用し、到着日時や受け取り場所を事前に把握しておきましょう。
顧客へ案内状を送る
来場を期待する取引先や見込み客には、あらかじめ案内状を送付します。早めに送ることで相手もスケジュール調整がしやすくなります。
案内状には日時や場所のほか、出展内容なども記載して訪問したくなるポイントを盛り込みます。あわせて、自社WebサイトやSNSでも告知を行うと集客効果が高まるでしょう。
出展1か月前～前日
出展の1か月前から前日にかけて、以下4つの準備に取り組みましょう。
- 当日必要なもののチェックリストを作成する
- 備品の点検をする
- ブースの設営・機材テストをする
- リハーサルをする
ここでは、それぞれの準備で何が必要なのかを解説します。
当日必要なもののチェックリストを作成する
当日に慌てないためにも、必要物品を事前にリスト化しておきましょう。一例として、必要物品を下記にまとめましたのでご覧ください。
- 名刺
- ノベルティ
- 延長コード
- 脚立
- 文房具類
- 清掃道具
食品を扱う場合は紙皿や衛生用品、講演がある場合はPCや接続ケーブルも必要です。発注物は受け取り方法まで確認し、現場で不足が出ないようにします。
チェックリストは状況に応じて更新し、漏れを防ぎましょう。
備品の点検をする
持ち込む物品は、備品を事前に確認することも大切です。配布物に印刷不良や汚れがないか、機材が正常に動作するかを必ずチェックしましょう。
展示会当日は予備を買いに行く余裕がないため、前日までには確認を済ませます。必要数量が揃っているかを明確にし、不足があれば速やかに補充しましょう。
こうした準備を怠らないことで、当日のトラブルや運営の滞りを防ぎ、来場者への対応を途切れさせずに進められます。
ブースの設営・機材テストをする
ブースの設営と機材テストも当日までに完了させましょう。レイアウトどおりに物品を配置し、配線や照明の明るさ、展示物の見え方を確認します。遠目からの視認性も意識し、装飾や配置の微調整を行いましょう。
パンフレットやカタログは来場者が取りやすい位置に配置し、必要な道具や資料も整えます。設営段階で不具合を洗い出せば、本番当日に落ち着いて適切な運営が可能になります。
リハーサルをする
設営が完了したあとは、全員でリハーサルを実施します。担当ごとの役割を再確認し、担当以外のメンバーも製品やサービスの概要については話せるようにしておくとよいでしょう。
来場者対応の流れや想定質問への回答も練習し、不測の事態に備えます。説明マニュアルや想定問答集を用意しておくと、初めてのスタッフも安心して対応できます。
展示会出展時に必要なアイテム
展示会への出展は、自社の魅力を最大限に伝える絶好のチャンスです。しかし、限られた時間と空間で効果的に来場者へアピールするためには、多くの準備が欠かせません。出展するにあたって、必要なアイテムは次のとおりです。
- 展示物・什器
- PC・通信機器類
- 受付用看板
- 名刺受け箱
- アンケート用紙
- 運営マニュアル
展示物・什器
展示会で来場者の関心を引くためには、商品やサービスを見やすく展示できる什器が必要です。台や棚、スタンドなどの設置に加え、商品説明用のパネルや映像資料を準備すると理解度が高まります。
体験型のデモ機器やサンプルがあれば、実際に触れてもらうことで印象が強く残るでしょう。
PC・通信機器類
プレゼンや映像再生を行う場合は、安定して動作するPCや通信機器が欠かせません。万が一の故障に備えて、予備機を用意しておくと安心です。
ブース内プレゼン用の機材は自社で手配するケースが多いため、必要なケーブルや周辺機器も合わせて準備します。事前に動作確認を済ませ、当日にトラブルが起こらないようにしましょう。
受付用看板
受け付けの位置を伝える看板は、来場者をスムーズに案内するために必要です。「受付はこちら」などの案内を視認性の高い場所に設置すると、迷うことなく訪問してもらえるでしょう。
ブースデザインと統一感を持たせると、全体の印象もよくなります。印象がよければ、初めて訪れる人でも安心して立ち寄れるでしょう。
名刺受け箱
混雑時やスタッフが対応中の場合でも、名刺を受け取れるように名刺受け箱を設置します。後日連絡を希望する来場者が名刺を入れやすくなるよう、簡単な説明を添えると効果的です。
集まった名刺は見込み顧客の情報源となるため、回収や管理方法も事前に決めておきましょう。
アンケート用紙
アンケートは、来場者の意見を集める貴重なツールです。商品改善や今後の営業活動に活用できるため、設問内容は目的に沿って作成します。個人情報を記入してもらう場合は、利用目的をきちんと書いて適切に保管する旨を伝えましょう。
運営マニュアル
当日の運営を円滑に進めるためには、役割分担や進行スケジュールを記載したマニュアルが必要です。マニュアルには下記の情報を盛り込み、スタッフ全員が同じ内容を共有できるようにしましょう。
- 商品説明の台本
- デモの手順
- セミナーの時間割
マニュアルを紙で持参すれば、現場ですぐに確認できるため、トラブルにも落ち着いて対応できるでしょう。
展示会後に行うべきこと
展示会は、当日の集客や商談だけで終わりではありません。展示会の終了後は、以下3つのことを必ず行いましょう。
- 来場者に対するお礼のメール送信
- アンケートの集計・分析
- 見込み客へ最適なアプローチをする
来場者に対するお礼のメール送信
展示会が終了したら、来場者へ感謝の気持ちを込めたメールを早急に送ります。理想的には当日、遅くとも翌日中には送信しましょう。その際、画一的な文面ではなく、相手に合わせた内容にすると効果的です。ブースでの会話や質問内容、相手の業種や関心事項を盛り込み「このメールは自分のために書かれたんだ」と感じてもらえるよう工夫しましょう。こうした配慮によって、メールを開封してもらえる確率を高められます。
アンケートの集計・分析
展示会で回収したアンケートは、来場者の関心や要望を把握するのに役立つ資料です。まずはすべての回答を集計し、共通点や傾向を整理しましょう。
分析結果から、見込み度の高い顧客や興味関心の分野を分類できます。こうして得られたデータを次回の展示会企画に活用すれば、出展効果をさらに高められます。展示会だけでなく、営業戦略や商品改良にも役立ちます。
見込み客へ最適なアプローチをする
展示会後の営業活動では、見込み客の関心度に応じたアプローチを採用することが大切です。関心度に合った手法を取れば、見込み客とよりよい関係を築きやすくなります。
たとえば、購入や導入の意思が強い顧客には電話で連絡して感謝を伝えるとともに、商談日程を提案するとよいでしょう。一方、まだ検討段階の顧客には、メールマガジンや資料送付を通じて商品やサービスの情報を提供し、長期的な接点を保ちます。
関心度別に対応を分けることで、営業リソースを効率的に活用でき、成約の可能性を着実に高められます。
展示会を成功させるためのコツ
場者に足を止めてもらい、関心を持ち、商談へとつなげるためには、情報収集や教育までを含めた戦略が欠かせません。成功のコツは、下記のとおりです。
- 参加する展示会に関する情報収集を入念に行う
- 目標を数値化する
- 従業員に対して積極的に教育する
- 事前告知を積極的に実施する
- 来場者目線に立って準備をする
参加する展示会に関する情報収集を入念に行う
まずは、参加予定の展示会に関する情報を集めましょう。次のような情報を把握すれば、ブース構成や販促物の内容を計画的に決定できます。
- 会場の広さ
- 来場者の属性
- 過去の出展傾向
初めて出展する場合、雰囲気や流れを事前に知っておくことが安心感にもつながります。情報収集を怠ると途中で計画の修正が必要になり、コストや時間のロスが発生しやすくなるため、注意が必要です。
目標を数値化する
展示会の成果を判断するために、目標を数値で設定しましょう。150枚の名刺を獲得する、3件の成約を取るといった具体的な数値を決めると、会期中の行動指針が定まります。
また、数値化した目標は成果検証にも役立ち、次回出展時の改善ポイントを見つけやすくなるでしょう。
従業員に対して積極的に教育する
展示会の成功には、出展スタッフ全員が同じ方向を向いて動くことが欠かせません。そのためには、展示会の目的や役割分担、ブースでの対応方法などを事前に教育し、認識を統一しておく必要があります。
情報不足や認識のズレがあると、準備や当日の運営で混乱が生じやすくなります。説明会や研修を通じて、必要な知識とスキルを共有しておきましょう。
事前告知を積極的に実施する
多くの来場者に足を運んでもらうためには、展示会前の告知活動が重要です。招待状やメール送付に加え、自社サイトやSNSでも出展情報を発信しましょう。既存顧客や見込み顧客には、電話で直接案内するのも効果的です。
来場者目線に立って準備をする
展示会は企業のPRの場であると同時に、来場者が抱える課題を解決する機会でもあります。テーマや展示内容は来場者の関心やニーズを反映させ、必要な情報を短時間で伝えられる構成にしましょう。
目立つ位置にキャッチコピーや主要商品を配置し、配色やデザインも統一感を持たせることで記憶に残りやすくなります。人の流れを意識して動線を確保したり、手に取りやすい場所にサンプルやデモ機を配置したりする工夫も大切です。
こちらの記事では、展示会の面白い仕掛けによる工夫について解説しています。
考えるうえでのポイントも取り上げているため、ぜひあわせてご覧ください。
まとめ
展示会の準備において欠かせないのは、まず目的と目標をしっかりと設定することです。そのうえで計画的なスケジュールを立て、必要な物品を手配し、当日の運営体制を整えることが重要となります。
展示会が終了したあとには、お礼のメール送信やアンケート分析、見込み客への適切な営業活動を行いましょう。こうした準備・運営をスムーズに実行するためには、専門的な知識と経験が欠かせません。
株式会社リオエンターテイメントデザインでは、展示会ブースのデザインから施工、運営までをトータルでサポートします。担当デザイナーが初回打ち合わせから現場管理まで一貫して対応するため、人件費を抑えてお客様の要望を反映したデザインと運営を実現します。東京ビッグサイトや幕張メッセなどの大規模会場での実績も豊富にあり、安心してお任せいただけます。展示会で成果を上げたい方は、ぜひ当社にご相談ください。
