展示会で集客を成功させるアイディア！企業が失敗する5つの理由とは？
展示会の集客を増やすためには、目的やターゲットを明確にするだけでなく、効果的な告知の実施や会場の特性に合わせたブース設計も重要です。本記事では、事前集客に効果的なアイディアや陥りやすい失敗などについて解説します。
展示会は、新たな顧客との出会いやビジネスチャンスを広げる絶好の機会です。しかし、ただ出展するだけでは思うような効果は得られません。
展示会の出展により集客を増やしたいのであれば、事前準備から当日対応、アフターフォローまで、各段階で戦略的なアプローチが必要です。
本記事では、集客を成功させるための具体的なアイディアをはじめ、陥りやすい失敗、事前準備のポイント、注意したいポイントなど、集客を最大化するためのノウハウを解説します。展示会担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
展示会の事前集客に効果的なアイディア5選
展示会の成功は、事前の集客活動にかかっているといっても過言ではありません。多くの来場者を集め、有意義なビジネスチャンスにつなげるためにも、以下の5つのアイディアを参考に、事前集客に取り組みましょう。
DMや案内メールを送る
展示会において最も一般的な集客方法は、展示会の案内をDMやメールで送付することです。効果的な集客につなげるためには、むやみに送るのではなく、過去の取引や顧客のデータを確認・分析し、ターゲットを明確にしたうえで送付します。
予算が合えば、リサーチ会社に依頼し、展示会のテーマに興味を持ちそうな企業・顧客をピックアップしてもらうのもひとつの方法です。
さらに、ターゲットのニーズや関心に合わせて、パーソナライズされたメッセージを送ったり、DM・メールを受け取った人限定の特典・割引などを用意したりすれば、来場意欲の向上につながります。
自社サイトにて告知する
自社サイトは、展示会の情報を発信するうえで非常に重要なプラットフォームです。自社サイトに訪れる企業・顧客は、自社の商品・サービスに高い関心を持っているため、訪問者に向けて出店情報をしっかり伝える必要があります。
サイト内に埋もれないよう、トップページの目立つ場所にバナーを設置し、展示会への出展内容を明確にアピールしましょう。
自社サイトでの告知は、開催場所や日時、内容といった詳細を掲載します。あわせてサイト内部にタグを設置すれば、サイトを訪れたユーザーの行動も把握が可能です。どのページを閲覧したか、どの商品・サービスに関心を示したかを理解できれば、展示会当日のアプローチにも活かせます。
SNSを使って告知する
SNSは、幅広い層に情報を拡散するための有効なツールです。展示会の見どころや新商品・サービス情報を、写真や動画とともに投稿すれば、視覚的な訴求力を高めながら魅力を伝えられます。
さらに、ハッシュタグやシェア機能の活用で、多くの人目に触れる機会が広がります。ただし、SNSと一口にいっても、X（旧Twitter）・Instagram・Facebookなど、ツールによって特性やユーザー年齢層が異なります。
より高い集客効果を狙うのであれば、ターゲットに合ったプラットフォームを選び、適切な使い分けが必要です。
プレスリリース配信を活用する
プレスリリースは、企業や団体がメディアを通じて情報を発信し、認知度を高める手段として活用されています。新商品・サービスの発表、調査結果の公表に加え、展示会などのイベント告知にも適しているためです。
SNSと同様に、業界ごとの専門誌やWebメディアが存在するため、ターゲット層がよく読むメディアを選ぶことが集客効果につながります。新商品・サービス情報や業界初の技術など、ニュース性や独自性の高い情報を盛り込みましょう。
電話で案内をする
電話では、相手の反応や意見をリアルタイムに把握でき、相手からの質問や疑問にも即座に回答できます。そのため、電話での案内時には、伝える内容や想定される質問・回答を事前に整理しておくと、より効果的に対応できます。
メールやDMでは伝わりにくい熱意や誠意も、声を通じて届けやすくなります。ただし、リアルタイムでのやり取りになるため、丁寧な言葉遣いや明るく聞き取りやすい話し方を意識し、相手に不快感を与えないよう配慮しましょう。
展示会当日の集客アップにつながるアイディア5選
展示会当日は、来場者の目を引き、自社ブースに足を運んでもらうための工夫が欠かせません。ここからは、当日の集客アップにつながるアイディアを5つご紹介します。
フライヤーやノベルティを配布する
ブース付近でフライヤーやノベルティを配布すると、来場者に興味を持ってもらいやすくなり、ブースへの誘導につながります。
展示会では多くの企業が同様の配布をおこなっているため、配布物にはブースのテーマや自社の商品・サービスに合った目の引くデザインを採用しましょう。ひと目で伝わるよう、内容を整理してわかりやすく見せる工夫も必要です。
来場者の多くは、限られた時間でできるだけ多くのブースを周り、有益な情報を収集しようとしています。
手にしたフライヤーの内容が分かりにくいと、アピールチャンスを逃してしまう可能性があります。そのため、フライヤーには商品・サービスの特長や企業のアピールポイントを分かりやすく掲載しましょう。
また、ノベルティも透明な袋に入れて配布すれば中身が一目でわかり、来場者の手に取りやすくなります。企業のロゴ入りのボールペンなど、実用性のあるアイテムを選べば、持ち帰ったあとも使用してもらいやすく、宣伝効果も期待できます。
スタッフによる積極的な声かけ
ブース付近でのスタッフによる声かけは、来場者との最初の接点となり、ブースへの訪問を促すうえで効果的な手段です。ブース付近を通った来場者の顔を見て、笑顔でアイコンタクトを取り「こんにちは」や「いらっしゃいませ」などの挨拶から始めましょう。
その後「弊社では〇〇といった商品（サービス）を紹介しております。ご覧になられますか？」というように相手がスムーズに行動に移れるような声かけを意識します。
誰にでも同じように声をかけるのではなく、状況に応じた適切なアプローチも欠かせません。来場者の服装や持ち物から、ターゲット層を見極めます。
ただし、忙しそうにしている人や、話をしながら歩いている人に話しかけないようにしましょう。無理な接触は、かえって悪印象を与えるおそれがあります。
SNSで当日の様子を配信する
会場やブースの様子をSNSで発信すると、まだ来場していない人にも展示会の魅力のアピールも可能です。ライブ配信の活用で、リアルタイムの動画で会場の雰囲気を届けられます。
来場者に協力してもらい、ポジティブな感想や反応を投稿してもらえれば、ブースの魅力がより伝わりやすくなり、来場意欲を高められるでしょう。
ただし、撮影する際は個人情報の取り扱いに注意し、周囲に無関係な人が映りこまないよう、プライバシーへの配慮が必要です。
時間帯に応じたスタッフ配置の調整
時間帯によって来場者の人数や属性が異なるため、時間帯に応じたスタッフ配置は、効率的に対応するうえで重要です。
展示会の種類にもよりますが、開場直後や昼食時、閉場間際には来場者が減少しやすく、逆に午後や休日直前の時間帯の来場者は増加傾向です。来場者の増加が見込まれる時間帯には対応できるスタッフを多めに配置し、比較的空いている時間帯には休憩時間を割り当てて、スタッフの数を減らします。
また、ただ人数を調整するだけでなく、専門性や役割分担を考慮し、ブース全体が円滑に運営されるようバランスのとれた人員配置も必要です。
商品やサービスの体験会を実施
展示会での商品やサービスの体験会は、来場者の関心を惹きつけるだけでなく、印象に残る手段としても効果的です。通常の展示よりも動きや活気があるため、来場者の目を引きやすくなり、期待感を抱いた来場者が自然にブースに立ち寄りたくなる流れをつくれます。
体験会ではフライヤーやパンフレット、説明だけでは伝えきれない商品、サービスの魅力を、実際の体験を通じて伝えられます。また、一方通行の情報発信ではなく、来場者と双方向のコミュニケーションが生まれやすいため、感想や質問も引き出しやすく、より深い理解が得られるでしょう。
他社との差別化を図り、ユニークな体験を提供すると、SNSなどを通じた情報拡散も期待できます。
こちらの記事では、展示会のブース出展で集客率アップが狙えるツールについて解説しています。ぜひあわせてご覧ください。
展示会集客に失敗する5つの理由
展示会は、企業にとって重要なマーケティング活動のひとつです。ただし、期待した効果が得られないケースも珍しくありません。以下では、展示会集客に失敗する5つの理由を解説します。
出展そのものが目的になっている
展示会への出展を目的としてしまうと、具体的な目標や戦略が欠けた状態になり、集客の効果は期待できません。
たとえば、ブースの装飾や自社商品のプレゼンテーションに過度な力を入れるあまり、本来最も重視すべき顧客のニーズを見落としてしまうケースもあります。
出展の目的を明確に定め、リード獲得数や商談件数など、達成したい具体的な目標を設定しましょう。
事前集客への取り組みが不十分
事前の集客活動が不十分な場合、来場者の数は思うように伸びません。DM・メール、SNS、電話など複数の集客活動を組み合わせて、積極的に展示会の情報を告知しましょう。ただ告知するだけでなく、来場者の興味をひくような魅力的な情報の発信が必要です。
会場や日時、出展内容など基本情報の告知だけでなく、展示会の見どころもわかりやすく伝えましょう。
ブース設計が適切でない
ブースの設計は、来場者の目を引き「足を運んでみたい」と興味を持ってもらうために重要な要素です。
集客不足の原因には、デザイン性の魅力不足のほか、展示している商品やサービスの説明が分かりにくく何をアピールしたいのか伝わらない構成、体験スペースが設けられておらず関心を持たれにくい点も挙げられます。
来場者に伝えたい情報は、詰め込みすぎず整理して配置し、専門用語を避けるといった工夫が必要です。また、来場者がわかりやすいデザインやレイアウト、視線を意識したブースの位置取りには、専門知識や経験を持つプロに力を借りるのをおすすめします。
スタッフの対応に問題がある
スタッフの印象は、会社のイメージを大きく左右するため、適切な対応が求められます。接客態度が悪い場合だけでなく、質問への回答を避けてしまうほど知識が不足している、ブースに訪れた来場者へ積極的な声かけがなくコミュニケーションが不足しているといった状況も、スタッフの対応に不満を抱かれやすくなります。
笑顔や丁寧な言葉遣いの徹底、事前に研修を実施して商品やサービスについての知識を習得するなど、万全の準備を整えておきましょう。
来場者へのフォロー体制が整っていない
展示会後のフォロー体制が整っていないと、展示会そのものは成功しても、獲得したリード顧客を失ってしまうおそれがあります。
展示会直後は、来場者の関心が高まっているタイミングです。しかし、時間が経つにつれ関心は徐々に薄れていきます。関心が残っているうちになるべく早く対応しましょう。フォローが遅れると競合他社へと関心が移り、商談の機会を逃してしまう可能性があります。
可能であれば展示会当日中、あるいは24時間以内にお礼のメールや電話を入れて、関係構築の第一歩としましょう。
展示会集客で押さえるべき事前準備のポイント
展示会で効果的な集客を実現するために、押さえるべき事前準備のポイントを3つご紹介します。
展示会の目的とターゲットの明確化
まずは、展示会に出展する目的と、ターゲットとする企業や顧客を明らかにしましょう。目的の具体例としては、新規顧客の獲得やブランドの認知度向上、新商品発表などが挙げられます。
成果の把握につなげるためにも「新規顧客を〇社増やす」といった具体的な数値の設定をしておきましょう。
また、目的を明確にすると「誰に、何を、どのように伝えるか」などの訴求の方向性が明確になり、ターゲット層も自然に絞られます。
会場特性を活かしたブース設計
目的とターゲットが明確になったら、それに合わせた展示内容やプロモーションを計画します。同時に、会場の特性を活かしたブース設計も進めましょう。
同じ広さであっても、会場入口付近なのか奥まった位置なのかによって、見せ方は変わります。ブースの位置だけでなく、通路の幅や柱の位置なども事前に把握し、動線や配線の計画に反映させます。
会場の特性を活かしたブース設計には、専門的な知識と経験が必要です。集客効果を最大限に引き出したい場合は、プロへの依頼も検討しましょう。
ブースの見せ方と演出の工夫
ひとりでも多くの来場者にブースへ足を運んでもらうには、会場特性を活かしたブース設計だけでなく、見せ方や演出の工夫も必要です。
ターゲットが興味を持つ色彩やデザインを採用し、大型ビジュアルや映像を活用して遠くからでも目立つブースを演出します。デモンストレーションなどの体験型コンテンツや、音響、香り、触感など五感に訴える仕掛けも来場者の印象に残りやすい手法です。
さらに、スタッフが統一感のあるユニフォームを着用するとブース全体に一体感が生まれ、来場者に与える印象もより鮮明になります。
展示会集客で注意したいポイント
展示会は、集客やブランディング活動において効果的な手段です。しかし、成果を高めるためには、注意すべき点があります。主な注意点には、以下の4つが挙げられます。
- 派手すぎる装飾は控える
- 過度に声かけをしない
- 名刺を十分に用意しておく
- 決定権のある担当者を配置する
それぞれの注意点について、詳しく解説します。
派手すぎる装飾は控える
広い会場で他社のブースと差別化するために、目立つブースを作ることは大切ですが、派手すぎる装飾は控えましょう。過度に派手な装飾は、来場者に不快感を与えたり、展示している商品やサービスの印象を薄れさせる可能性があるためです。
また、装飾だけでなく、展示物や説明文、フライヤーなども情報過多にならないよう注意します。展示会をきっかけに新たな顧客獲得やビジネスチャンスを得るためには、「目立つこと」だけに注力しないことが重要です。来場者が情報を受け取りやすいレイアウトと伝わりやすいブース作りを意識しましょう。
過度に声かけをしない
無理やり引き止めたり、大声で呼びかけたりするような過度な声かけは、来場者に警戒心や圧迫感を与えやすく、集客には逆効果です。多くの来場者は自分のペースで情報を集めたいと考えているため、過度な声かけよりも、質の高い対応を意識しましょう。
来場者がブースに近づいたり、展示物に興味を示しているときには「こんにちは」や「いらっしゃいませ」といった挨拶をきっかけに声をかけます。このとき、笑顔やアイコンタクトを交えながら、親しみやすさを意識して対応します。
また、スタッフが一方的に話すのではなく、来場者が気軽に質問や相談しやすい雰囲気づくりも大切です。双方向のやりとりを意識して、自然なコミュニケーションを心がけましょう。
名刺を十分に用意しておく
新たな顧客との出会いやビジネスチャンスを広げる絶好の機会のため、名刺は切らすことがないよう十分に用意しておきます。
名刺を切らしてしまうと、リード顧客との接点を失うだけでなく、企業に対する信頼も損なわれかねません。予想を上回る来場者数になるケースも多いため、余裕をもった枚数を用意しておきましょう。
万が一、名刺が足りなくなった場合には、丁寧にお詫びを伝え、頂いた名刺をもとに速やかに連絡を取ります。
決定権のある担当者を配置する
展示会場での商談機会を増やすには、決定権のある担当者を配置します。商談を後日に持ち越すと、来場者の関心が薄れてしまう可能性があるためです。
決定権のある担当者の配置により、来場者からの質問や要望に対して、その場で的確な回答や提案が可能です。スピード感あるやりとりによって、成約につながりやすくなります。
また、担当者の休憩時間や予期せぬ事態などを考慮して、複数名での体制を整えておきましょう。
まとめ
展示会は、企業にとって重要な集客手段です。成功に導くには、事前準備や当日の運営、事後のフォローアップまでを一貫して計画し、戦略を立てた取り組みが必要です。
ブースの装飾も、集客やブランディングにおいて大きな役割を担います。第一印象を良くしブランドイメージを高めるために、ターゲット層に合った装飾を丁寧な計画や実施は効果的です。
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