イベント企画・展示会デザインのノウハウ
【展示会準備】成功までのスケジュール
展示会準備は、通常の業務に加えて行われることが多く、大変忙しいものです。
いつから準備を始めればよいのか、全体のスケジュールを把握しておけば、
ストレスや焦りもなくスムーズに進められるかもしれません。
ここでは、展示会の準備スケジュールを期間別にご紹介します。
半年前から三ヶ月前
まず、展示会の準備は、当日の約半年前から始まります。
出展者説明会や、コマ位置の決定日が、だいたいこの時期で、
これが決まってから動き出すことが多いようです。
出展する意義や目的、展示会選びから始める場合は、
これより前にプロジェクトメンバーを招集して
キックオフしておくのが良いですね。
展示会出展における目的の重要性については、
先日のブログでもご紹介していますから、
ぜひ参考にしてみてください。
〜3ヶ月前
ブースデザインをお願いする場合は、
この時点でコンペを済ませてデザイン会社を決定しましょう。
ブースデザインは、
まず全体のイメージやテーマを決定するところから始まります。
デザイン会社との打合せの中で「中心に大きい造作物を置きたい」
「この製品をメインに据えたい」「モニターを使いたい」
「コンパニオンを入れたい」などのイメージを伝えてください。
それを元にデザイナーがデザインを制作してプレゼン
(リオエンターテイメントデザインの場合はヒアリングから1〜2週間)。
もちろん、1度の打合せだけでは、
本当に必要としているものは分からないですから、
フィードバックと修正を重ねて、徐々に理想の形にしていきます。
当日ブースで接客をしてもらうメンバーには、
この時期から打診しておけると親切。
通常の業務との調整が必要となるため、
遅くとも1ヶ月前には済ませましょう。
〜10日前
上記のデザインについては、
この時期までフィードバックと修正が重ねられます。
この時期までにデザインを決めないと
製作が間に合わないというリミットがこの10日前。
デザイン会社は「ここまでが勝負」と位置づけて、力を尽くします。
なお、動画やノベルティを作る場合は、
10日よりさらに前がリミットです。
当日ブースで接客をしてもらうメンバーには、
動き方や声掛けのテンプレートだけでなく、
展示会出展の目的もあわせて共有しておきましょう。
前日
設営日として設けられるのは、当日前の2日間が一般的。
2日前は、照明、床、造作物、ポスターなど
それぞれのプロたち(大体5,6社くらい)がブースに集い、
完璧に用意された図面に沿って設営が行われます。
そして前日には、企業の担当者が集まって、
空っぽのブースにパンフレットなどの備品や自社製品の展示を行います。
当日〜
当日はお客様をお迎えするのみ。
プロジェクトメンバーにとっては、
半年前から計画していたブースに実際にお客様がいらっしゃるのを見るのが、
とっても感動的な瞬間なのだそうですよ。
終了後も大切です!
会期が終了したら、撤収。
設営物はデザイン会社や施工会社に、
出会ったお客様のフォローは営業担当にお任せすればよい場合が多いですが、
効果測定などを含めた反省会は必須です。
燃え尽きるのはもう少し待って、
記憶が鮮明なうちに次回への改善点などを洗い出しましょう。
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