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イベント企画・展示会デザインのノウハウ

【展示会準備】成功までのスケジュール

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展示会準備は、通常の業務に加えて行われることが多く、大変忙しいものです。
いつから準備を始めればよいのか、全体のスケジュールを把握しておけば、
ストレスや焦りもなくスムーズに進められるかもしれません。
 
ここでは、展示会の準備スケジュールを期間別にご紹介します。

半年前から三ヶ月前

まず、展示会の準備は、当日の約半年前から始まります。
 
出展者説明会や、コマ位置の決定日が、だいたいこの時期で、
これが決まってから動き出すことが多いようです。
 
出展する意義や目的、展示会選びから始める場合は、
これより前にプロジェクトメンバーを招集して
キックオフしておくのが良いですね。
 
展示会出展における目的の重要性については、
先日のブログでもご紹介していますから、
ぜひ参考にしてみてください。

〜3ヶ月前

ブースデザインをお願いする場合は、
この時点でコンペを済ませてデザイン会社を決定しましょう。
 
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ブースデザインは、
まず全体のイメージやテーマを決定するところから始まります。
デザイン会社との打合せの中で「中心に大きい造作物を置きたい」
「この製品をメインに据えたい」「モニターを使いたい」
「コンパニオンを入れたい」などのイメージを伝えてください。
 
それを元にデザイナーがデザインを制作してプレゼン
（リオエンターテイメントデザインの場合はヒアリングから1〜2週間）。
もちろん、1度の打合せだけでは、
本当に必要としているものは分からないですから、
フィードバックと修正を重ねて、徐々に理想の形にしていきます。
 
当日ブースで接客をしてもらうメンバーには、
この時期から打診しておけると親切。
通常の業務との調整が必要となるため、
遅くとも1ヶ月前には済ませましょう。

〜10日前

上記のデザインについては、
この時期までフィードバックと修正が重ねられます。
 
この時期までにデザインを決めないと
製作が間に合わないというリミットがこの10日前。
デザイン会社は「ここまでが勝負」と位置づけて、力を尽くします。
なお、動画やノベルティを作る場合は、
10日よりさらに前がリミットです。
 
当日ブースで接客をしてもらうメンバーには、
動き方や声掛けのテンプレートだけでなく、
展示会出展の目的もあわせて共有しておきましょう。

前日

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設営日として設けられるのは、当日前の2日間が一般的。
 
2日前は、照明、床、造作物、ポスターなど
それぞれのプロたち（大体5,6社くらい）がブースに集い、
完璧に用意された図面に沿って設営が行われます。
 
そして前日には、企業の担当者が集まって、
空っぽのブースにパンフレットなどの備品や自社製品の展示を行います。

当日〜

当日はお客様をお迎えするのみ。
プロジェクトメンバーにとっては、
半年前から計画していたブースに実際にお客様がいらっしゃるのを見るのが、
とっても感動的な瞬間なのだそうですよ。

終了後も大切です！

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会期が終了したら、撤収。
設営物はデザイン会社や施工会社に、
出会ったお客様のフォローは営業担当にお任せすればよい場合が多いですが、
効果測定などを含めた反省会は必須です。
 
燃え尽きるのはもう少し待って、
記憶が鮮明なうちに次回への改善点などを洗い出しましょう。
 
■株式会社リオエンターテイメントデザイン
Tel：03-6459-2079
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株式会社リオエンターテイメントデザイン | 2017.11.29 01:21 | トラックバック(0)

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