イベント企画書の書き方とは？初心者向けに構成・注意点を解説
イベント企画書の書き方とは
イベント企画書とは実施したいイベントのアイデアについてまとめた書類のことです。基本的に書き方は自由ですが、どの形式を選択するにせよ、企画書を書く目的をはっきりさせておかないとよいイベント企画書は作成できません。 以下では、イベント企画書を書くにあたって押さえておきたい、具体的な作成の目的について解説します。
イベント企画書を書く目的
イベント企画書の作成は、関係者にイベントの内容やコンセプトをわかりやすく伝えるのが目的です。どれだけ一生懸命企画を考えても、コンセンサスを得られなければイベントは開催できません。 イベントの内容が素晴らしくても、企画書がわかりにくければ関係者はイベントの開催に対して首を縦には振ってくれません。 そのため、関係者の理解を得るために、どのようなイベントを開催するのかわかりやすくまとめた企画書を見せる必要があります。イベント企画書は誰に向けて、何を伝えたいのか意識して書きましょう。 また、認識を統一するのも、イベント企画書を作成する目的のひとつとして挙げられます。イベントの準備を進めるにあたって、スタッフ間の認識が異なっていると準備が滞ってしまいかねません。開催までスムーズに準備を進めるためにも、企画書の存在は重要といえます。
イベント企画書の一般的な構成
イベント企画書の基本的なフォーマットは、次のとおりです。
- 書類情報
- 企画概要・目的
- 企画の詳細
- 補足情報
テンプレートを用意しておくと、次回以降の企画書の作成をスムーズに進められます。WordやExcelなど、扱いやすい形式で保存して共有しておきましょう。 以下では、それぞれの項目にはどのような内容を記載すればよいのか、また注意するポイントの有無について解説します。
書類情報
まず、必要になるのが書類情報です。何のために作成された書類なのかを周知するために記載します。主な記載項目は、以下のとおりです。
- 日付
- 宛名
- 作成者
- 件名
日付は、イベント企画書の作成年月日を記載します。表記がばらつくと読みにくいため、西暦を使用するか和暦を使用するかあらかじめ決めておきましょう。 宛名は、イベント企画書の提出先です。担当者の名前のみならず、部署まで記載しましょう。相手が法人の場合は、ビジネスマナーとして「様」ではなく「御中」を使用します。また、2名以上の相手に送る連名のときは、それぞれの名前に「様」をつけましょう。 作成者は、イベント企画書を書いた人の名前です。件名はイベントの内容が読み手に伝わるようにシンプルに、わかりやすいものにします。
企画概要・目的
企画の概要と目的は、どのようなイベントを、何の目的で開催するのかについて記載します。定期的に開催されているイベントの場合は、過去に開催されたイベントを参考にするのがおすすめです。 ただし、完全にコピーしてしまうと目新しさが失われるだけでなく、内容によってはイベントの質が落ちたと参加者に思われてしまいかねません。 過去のイベントのコンセプトや内容はあくまで参考程度に調べ、同時に真似にならないような差別化できるポイントを考えておきましょう。 初めて開催するイベントの場合は、企画を立てた背景やテーマ設定の理由など詳しく記載すし、具体的な数値も一緒に記載すると読み手に伝わりやすいです。
企画の詳細
企画の詳細は、以下のような内容を記載しましょう。
- 開催日時
- 開催場所
- 集客方法
- 予算
- 運営体制
- スケジュール
開催日時や場所が決まっていない場合は、目安となる日程や候補施設などを記載します。集客方法は定番のチラシ配布をはじめ、SNSや動画などさまざまです。企画書に書くだけでなく、この方法でどの程度の集客が見込めるかまで記載しましょう。 予算は企画書の数字と実際にかかった費用の数字が乖離しないよう、あらかじめ費用の概算を出すようにするとより具体的になります。運営体制は、自社と協力会社などを記載します。 スケジュールはイベントの準備期間とイベント当日、そしてイベント終了後の予定についてまとめましょう。大規模なイベントほど予定どおりに進めるのは困難なため、スケジュールを組む際は予備日を設けるのをおすすめします。
補足情報
最後に、企画内容を補足するためにアンケート結果や参考文献、参考URLなどの参考資料を添付します。 参考資料は企画書の内容に信憑性を持たせるために使用するため、できるだけ公的な機関が発行元である情報を利用しつつ、情報に誤りがないか事前にしっかり確認しましょう。
伝わるイベント企画書を書くためのポイント
企画書は、既存のテンプレートを利用するだけでもそれらしい形にまとめることは可能です。しかし、そこからさらに一歩踏み込み、読み手に伝わりやすい企画書を作成できれば、社内での評価を高められます。 以下では、より高品質の企画書を作成するためのポイントを取り上げます。企画書を制作するときの参考にしてください。
6W2Hを意識する
企画書を作成するときは、6W2Hを意識しましょう。企画書における6W2Hは、以下のとおりです。
- Who：誰がイベントを行うのか
- What：イベントの内容は何か
- Whom：イベントのターゲットは誰か
- Where：どこでイベントを実施するのか
- Why：なぜこの企画を進めるのか
- When：いつイベントの準備、開催、片付けを行うのか
- How：どのような方法でイベントを開催するのか
- How much：イベントの予算はいくらなのか
5W1Hと異なり、6W2HにはWhomとHow muchの項目が追加されています。これによって、自社と顧客を切り離して考える多角的な視点から企画書の作成が可能です。なお、6W2Hは企画書の作成のみならず、新人教育やプレゼン資料の作成などでも役立つ考え方です。
早めに仕上げる
企画書の作成経験の有無に関係なくできることとして、企画書の提出を早めることが挙げられます。イベントの準備は、必ずしも予定どおりに進むとは限りません。 その場合は、スケジュールを練り直す必要がありますが、企画書の提出が期限ギリギリになってしまうと時間に余裕がなくなり、スケジュールの変更もままならなくなります。最悪の場合、イベントの開催そのものが中止になる可能性も否定できません。 早い段階で企画書を提出できれば、準備期間に余裕が生まれるだけでなく、企画書に問題点があっても落ち着いて議論ができます。計画書を早めに完成させたい場合は、通勤時間や休憩時間などのスキマ時間を利用して企画書の案を考えたり、書類の文章を作成したりするのがおすすめです。 ただし、提出スピードにこだわりすぎると、中途半端なクオリティの企画書が仕上がってしまいます。完成スピードだけでなく、作業の質も両立できるようにしましょう。
内容はできる限り明確にする
企画書の内容は、できるだけ明確にしましょう。目的やコンセプトがはっきりしていないと、さまざまな問題が発生するおそれがあります。 たとえば、イベントの準備で軌道修正が必要になったとき、指針が定まっていないため見当違いの方向へ企画が進んでしまいかねません。 また、企画書の製作者本人がイベントの趣旨を本質から理解できない可能性もあり、そもそもイベントの企画自体に賛同してもらえないリスクも伴います。 イベントの目的やコンセプトなどを言語化するのは容易ではありませんが、企画書を作成するときは読み手が誰であっても理解できる内容か否かを重視しましょう。 なお、わかりやすい企画書を作るポイントとして、無理に難しい表現を使用しない、簡潔にまとめるなどが挙げられます。
予算や集客の見通しを立てておく
企画書を作成するときは、予算や集客の見通しもあらかじめ立てておきましょう。イベントは予算と集客、どちらも成功に必要な要素です。 集客は宣伝方法とそれによってどの程度人を集められるか、予算はスポンサーを依頼する対象企業のリストを載せるなど、根拠を示しながら数字を積み上げて企画書に詳しく記載しましょう。
イベント企画書作成時のよくある質問
イベント企画書を初めて作成する場合、さまざまな疑問を抱えやすいです。以下では、企画書に関するよくある質問とその答えについてまとめているため、企画書を書くときの参考にしてください。
一枚企画書とは？普通の企画書とどっちがいい？
企画書のなかには、一枚企画書と呼ばれるものがあります。一枚企画書とは、要点が一枚にまとまっている企画書のことです。 通常の企画書は複数枚のページで構成されているため、企画の内容を把握するのに時間がかかります。しかし、一枚企画書であれば短時間で目を通せるため、全体像を掴みやすいです。 また、記載内容が最小限のため企画のチェック担当者の負担軽減や企画書の作成経験がない方も完成させやすいなどのメリットもあります。 一方で、スケジュールをはじめとする細かい情報を記載できないのがデメリットです。それぞれメリットとデメリットが異なっているため、状況に合わせて使い分けるとよいでしょう。
イベント企画書を書くツールは何がいい？
イベント企画書をデジタルで書くにあたって、どのツールを使用すればよいか迷う方は少なくありません。企画書を作成する場合はWord、またはPowerPointを使用するのが一般的です。 Wordは文書作成専用のツールでページ数が少なく、かつ文字が中心の企画書を作成したいときに向いています。ただし、文字だけで構成される文章は読み手によっては読みにくさを感じるため、適宜画像や文字装飾などを用いるようにしましょう。 PowerPointは、プレゼン資料を作成するためのツールのイメージが強いかもしれませんが、ページ数の多い企画書を作成するときにも活躍してくれます。 画像やグラフの挿入機能が充実しており、視覚的にもわかりやすい企画書の作成が可能です。なお、画像やグラフの配置や数によっては企画書の可読性が著しく低下するため、全体のバランスを常に意識する必要があります。
イベント企画で見落としやすいポイントは？
企画書には、イベント開催時のリスクも盛り込みましょう。企画書にOKを出してもらうためにも、マイナスのイメージを与えかねない情報は記載を避けたくなるものです。 しかし、リスクに対して目を瞑った結果、イベントの準備や当日にトラブルが発生してしまうと、企画の提案者のみならず、企業全体のイメージダウンにつながりかねません。 企画書には必ず想定されるリスクと課題をリストアップし、それぞれの対策まで一緒に記載してください。対策まで提案することで、企画に対する熱意や責任感もアピールできます。
イベント企画書の例
イベント企画書の書き方がわからない場合は、ほかの人が書いた企画書を参考にするのがおすすめです。周りに参考になりそうな企画書がなければ、オンライン上で公開されている企画書を探してみましょう。 その際は、全く同じ企画書を流用するのではなく、自社のコンセプトなどに合わせて変化させることが重要です。
専門家への相談も得策
企画書を自社で作成するのは、場合によっては人的コストがかさんでしまいます。人的コストがかかった結果、ほかの業務に支障が出る可能性も否定できません。 その場合は、専門的な企業へ企画書の作成を依頼するのもおすすめです。近年は企画書をはじめとする、各種資料の作成や展示会などの出展ブースのデザイン・運営を代行している企業も複数登場しており、有効活用することで作業効率を高めつつ人的コストの削減も目指せます。
株式会社リオエンターテイメントデザインでは、イベント・展示会におけるブースデザインの企画から現場運営まで、一括してお任せいただけます。実際に制作したブースのデザインも紹介しておりますので、ぜひご覧ください。
まとめ
以上、イベント企画書の作成ポイントや注意点について取り上げてきました。イベントの開催は企業にとって大きな仕事であり、成功させるにあたって、質の高い企画書は必要不可欠です。 しかし、イベントの開催経験がない方をはじめ、ノウハウがない場合は企画書の作成自体の難易度が高くなります。企画書だけでなく、展示会などのイベント出展ではブースのデザインや当日の運営も考えなければならず、業務は多岐にわたります。 業務に負担を感じる場合は、外部企業に代行を依頼するのがおすすめです。株式会社リオエンターテイメントデザインでは、イベントや展示会の出展において、担当するデザイナーが初回打ち合わせからデザイン進行、発注、現場管理を一括でサポートします。 また、無駄な人件費をカットするとともに、よりクライアントの要望に添ったデザインや現場管理の実現も可能です。ご相談も承っておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
