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東京をはじめ全国各地でさまざまな業種の展示会が開催されており、自社の製品・技術・ブランドをアピールする絶好の機会です。一方で、初めて出展する方にとっては専門用語・申請手続き・準備項目の多さに戸惑うことも多く、「何から始めればよいかわからない」というお声もよくいただきます。
このページでは、展示会出展に必要な基本用語・事前準備のポイント・出展申込から撤去・アフターフォローまでの全手順を体系的にご紹介します。リオエンターテイメントデザインがこれまでに培ってきた経験をもとにまとめましたので、初めての出展でも迷わず進めていただけます。
「まだ検討段階だけど相談したい」という方も大歓迎です。計画の最初期からご支援できるのがリオの強みです。
知っておくと役立つ展示会用語を解説します。
小間（こま）
展示会場の出展スペースを区分けした単位のこと。一般的に1小間＝3m×3m＝9m²が標準ですが、展示会によって2m×2m＝4m²とする場合もあります。出展規模はこの「小間数」で表します。
独立小間
周囲4面すべてが通路に面しているブース。どの角度からも来場者の目に入るため視認性が高い反面、壁面を活かしたデザインや目隠しの工夫が必要になります。
オープンブース
壁や仕切りを少なくして開放的に設計したブース。通路を歩く来場者が自然に視線を向けやすく、入りやすい雰囲気を作り出せます。集客を重視する場合に有効な設計スタイルです。
クローズドブース
壁や仕切りで内側が見えないよう設計したブース。プライバシーを確保しやすく、商談・デモ用途に向いています。BtoB展示会では来場者の企業名や商談内容を外に漏らさないためにも用いられます。
システムブース
主催者が用意する規格統一の仮設ブース。白いパネルと基本的な什器がセットになっており、費用を抑えられるのが特徴です。ただしどのブースも同じ見た目になるため、差別化が難しいという側面もあります。
独自装飾ブース
システムブースを使わず、自社でデザインし施工会社に発注するカスタムブース。レイアウト・素材・照明・映像など自由に設計できるため、ブランドの世界観をそのまま表現できます。リオが手がけるのはこのタイプです。
ブースディスプレイ
ブース全体の装飾・展示の仕上がりを指す言葉。看板・パネル・照明・展示品の配置・什器の組み合わせなど、来場者の目に映るすべてのビジュアル要素が含まれます。ブースディスプレイの完成度が集客に直結します。
パース
ブースのデザインを3Dソフトで立体的に表現した完成イメージ図のこと。施工前に仕上がりのイメージを共有するために使用します。リオでは設計段階でパースを作成し、お客様と内容を確認しながら進めます。
行灯（アンドン）
照明器具を内蔵したサイン・看板のこと。展示会場でよく見かける光る看板がこれにあたります。遠くからでも視認しやすく、ブース名や製品名を目立たせる効果があります。
壁紙（経師／きょうじ）
ブースの内装仕上げに使用する壁紙・クロスのこと。布製・紙製・ビニール製など素材の種類が多く、デザインひとつで空間の雰囲気が大きく変わります。ブランドのカラーや世界観に合わせて選定します。
什器（じゅうき）
ブース内に設置する棚・カウンター・テーブル・椅子などの備品類の総称。展示品を効果的に見せたり、商談スペースを確保したりするために欠かせない要素です。汎用品とオーダー品があります。
ノベルティ
来場者に配布する販促用のプレゼント品。ボールペン・クリアファイル・エコバッグなど日常的に使うアイテムに社名やロゴを入れることで、会期後も手元に残り継続的な宣伝効果を生みます。
計画的な準備が、展示会の成否を分けます。
01
「新規顧客の獲得」「ブランド認知の向上」「パートナー・代理店の開拓」など、出展の目的をひとつに絞り込みます。目的が明確になると、ブースのコンセプト・スタッフの接客方針・配布物の内容がすべて一貫したものになります。「誰に来てほしいか」というターゲット像も具体的に設定しておくと、設計段階での判断がスムーズになります。
02
主催者への小間料・ブース装飾施工費・印刷物・ノベルティ・スタッフ費用・搬送費など、費用項目は想定より多岐にわたります。初出展では「思っていたより費用がかかった」という声が多いため、余裕をもった予算設定と各項目の優先順位づけを事前に行っておくことが重要です。費用の内訳については費用と相場のページもご参照ください。
03
システムブースか独自装飾か、展示品の配置・商談スペースの確保・映像や照明の活用など、ブースの設計方針を固めます。「来場者にどんな体験をしてもらいたいか」を起点に逆算して考えると、デザインの方向性が定まりやすくなります。この段階でデザイン会社に相談を始めるのが理想です。
04
接客・製品デモ・受付・名刺管理・アンケート回収など、会期中にこなすべき業務は多岐にわたります。事前に役割を明確に分担しておかないと、来場のピーク時に対応しきれず商機を逃すことになります。接客マニュアルや想定Q&Aの共有、ロールプレイによるリハーサルも効果的です。
05
Webサイト・SNS・メールマガジンでの出展告知は、展示会の2〜3ヶ月前から始めるのが理想です。「展示会に出展します」という発信それ自体がブランドのPRになるとともに、既存顧客や見込み客の来場を促す効果があります。招待メールや招待状の送付も、関係構築の観点から有効です。
06
会社パンフレット・製品カタログ・チラシ・名刺・ノベルティなどは、展示会の1ヶ月以上前に発注が必要です。また、プレゼン用モニター・デモ機・延長コードなどの備品も忘れずリストアップを。社内にある備品を積極的に活用することで出費を抑えることができます。ブースのデザインと色調・トーンを合わせることで、来場者への印象が統一され、ブランドとしての完成度が上がります。
07
展示会では多くの方に自社製品・サービスをアピールできますが、実際の商談や受注につながるのは会期後の迅速なフォローにかかっています。設営の準備に追われてフォロー体制を後回しにすると、せっかくのご縁を逃してしまいます。来場者の温度感別にフォロー優先度を分ける基準、送付するお礼メールのテンプレート、フォロー担当者の割り当てなどを、展示会前に整えておきましょう。ライバルより早く動けるかどうかが成果を左右します。
展示会出展の流れを時系列でご紹介します。
出展したい展示会の主催者に申込書を提出します。人気の展示会は受付開始後すぐに小間が埋まることもあるため、出展を決めたら早めに動くことが肝心です。小間の位置（通路の角か奥か、独立か壁付きか）によって来場者の流入数が大きく変わるため、位置選びも重要なポイントです。
出展目的・予算・小間数をもとにブースのコンセプトを策定します。デザイン会社（弊社）への依頼はこの段階で行うのが理想です。リオでは3Dパースを使って完成イメージを共有しながら、素材・照明・演出方法を一緒に決めていきます。この時期が最もやり取りの多い、コアな設計期間です。
独自装飾ブースを使用する場合、設計図面・使用素材・演出内容などを主催者に提出して事前承認を得る必要があります。高さ制限・火気使用・電気容量・音響利用など、会場ごとにルールが異なります。飲食を提供する場合は保健所への届出が別途必要になることもあるため、参加要項を早めに確認しましょう。
パネル・什器・サイネージ・印刷物・ノベルティなどの制作・発注を進めます。納期に余裕をもたせることが重要で、直前の発注変更は追加コストにつながります。同時にスタッフへの接客マニュアルの共有・ロールプレイを実施し、アンケートシートや名刺管理シートなど当日の記録ツールも準備しておきましょう。
会場の指定時間内に資材を搬入し、ブースを組み立てます。什器・照明・映像機器の設置、電気配線の確認、展示品の最終配置と動作確認まで、段取りよく進める必要があります。リオが担当する場合は搬入から設営・動作確認まですべてお任せいただけますので、出展企業様は開場に集中できます。
来場者への声かけ・製品説明・名刺交換・アンケート回収が会期中の中心業務です。ブースを無人にしないこと、混雑時にも笑顔で対応できる体制を保つことが重要です。名刺はその日のうちに温度感を記録し、優先フォロー対象を分類しておくと、会期後のフォローがスムーズになります。
会期終了後、主催者が定めた時間内にブースを解体して資材を搬出します。会場には原状回復の義務があるため、ゴミの分別・床や壁への傷の確認なども必要です。時間内に終わらないと追加費用が発生する場合もあります。リオが担当する場合は撤去・搬出・廃棄処理まで一括で対応いたします。
取得した名刺・リード情報を整理し、購買意欲・商談可能性の高さで分類します。フォローアップは「会期後3日以内」が最も効果的とされており、相手の記憶が鮮明なうちにアプローチできるかどうかが成否を分けます。メール・電話・商談設定と段階を追ってアクションし、展示会の成果を確実な受注・関係構築へとつなげましょう。
展示会出展の準備は、やるべきことが多岐にわたり、何から手をつければよいか迷うことも多いはずです。リオエンターテイメントデザインは、ブース設計・施工にとどまらず、出展計画の初期段階からご相談をお受けしています。「どの展示会に出るべきか」「予算の目安が知りたい」「ブースのコンセプトをどう決めるか」といった最初の一歩から、一緒に考えさせてください。
年間200件以上の出展サポート実績と、8割を超えるリピート率。多くのお客様に繰り返し選ばれてきた理由は、設計から施工・撤去まで一貫して担当するワンストップの安心感と、初出展でも迷わず進められる丁寧なサポートにあります。