展示会準備の進め方
展示会をデザイン会社に頼む最大のメリット
以前のブログ「専門業者に頼まず展示会ブースを作りたい！」でもご紹介しましたが、ブースは自力で作ることができます。
それでも、展示会ブースのデザインを扱うリオエンターテイメントデザインがいるのか。
その存在意義について考えたら、出展者様がデザイン会社に頼むメリットが見えてきました。
楽・安全・安心こそが最大のメリット
デザインから設営・撤収まで任せて、楽。
デザイン画を起こしてから、什器をリースして、ポスターを印刷して、搬入して、撤収して、返却する……。
集客や製品や商談の準備など、展示会に出展するにあたっての本来やるべきことに割ける時間が取れなくなってしまいます。
そもそもTODOが多すぎて、これをすべてこなすだけでも大変！
展示会ブースや空間デザインに関するノウハウがつまったプロ・リオエンターテイメントデザインにお任せください。
ご要望を伺うお打ち合わせ後、デザインから什器の調達、ポスターの印刷、設営から撤収まで、すべてを請け負います。
展示会を扱ってきた工事業者で、安全。
パネルが落ちてしまった、モニターが壊れてしまった……。
自力で施工を行う場合は、起こりうる問題や危険を把握しきれないこともあります。
万が一、大きく重たいモノが会期中に落ちてきてしまったら、来場者様を巻き込む危険な事故になりかねません。
リオエンターテイメントデザインでは、
スタッフによる現場の監督と、長きに渡って展示会を扱ってきた工事業者による施工を行います。
万が一、会期中にそのようなことが起きた場合も柔軟に対応させていただきます。
予期しないトラブルでも、安心。
膨大なTODOをこなすうち、ヌケモレが出てくるかも。
常に上で紹介した事故のリスクと背中合わせで過ごさねばならないでしょう。
急に上司からお直しの依頼が！ リース会社の手違いで什器が用意できない！
といった予期しきれないトラブルがあるかもしれないと考えると、おちおち休憩もしていられないのかもしれません。
「いざとなったらリオさんいるから安心だよね」
これこそが私たちの存在意義であると考えています。
出展者様の本来のお仕事は、出展の目的を果たせるよう準備することです。
ブースデザインに関するすべてをデザイン会社にお任せしていただくことで、それを叶えることが可能に。
展示会のブースデザインは、リオエンターテイメントデザインまでお気軽にご相談ください！
■株式会社リオエンターテイメントデザイン
Tel：03-6459-2079
専門業者に頼まず展示会ブースを作りたい！
展示会に出展するときのブースの設営について、
費用を安く抑えるために社内のリソースだけで行おうとする企業もあるかもしれません。
今回は、そんな方のために「自力でやる場合」と「専門業者に依頼した場合」を比較してみました。
その1. デザインする
● 自力でやる場合
事務局への申込みが終わったら、イラストレーターやエクセル、パワーポイントなどを使って図面を書き始めましょう。
椅子や机の色や数、床の色、壁の色や素材、電気とその配線、ポスターの大きさなどなど……、
実際に立つブースをイメージしてデザインを書きます。
ここで大切なのが、空間における椅子や机などのバランス、縦横比などのサイズ感。
小間サイズと入れるモノのサイズ（寸法）をぴったり合わせましょう。
もちろん自らの好みではなく「来場者目線」のデザインが重要です。
● 専門業者に依頼した場合
各部署から吸い取った要望をエクセルなどでまとめて、デザイン会社へ投げてください。
それをまとめて予算に応じたデザインを作成します。
その2. 備品を調達する
● 自力でやる場合
出来上がった図面をもとに、材料を購入したり、備品をリースしたり、ポスターを印刷したりします。
ここで大切になるのは予算ですね。請求書がバラバラになることで、予算取りが難しくなったり、
経費計上がややこしくなったりするデメリットがあります。早めに準備を始めましょう！
● 専門業者に依頼した場合
複数回のお打ち合わせを経て図面が完成した後は、専門業者にお任せすればOK。
予算の調整が必要になった場合は、メール1本で専門業者の担当に依頼するだけでOKなので、楽ちんです。
その3. 前日、設営する
● 自力でやる場合
レンタカーを借りて用意した備品を会場へ運び、ブースを作りましょう。
工期は前日の1日だけである場合が多いので、忘れものや運ぶ途中の破損は禁物！
会期途中で外れることがないように、充分気をつけて取り付けを行ってください。
また、運転手や運んだり設営したりする人員を事前に確保しておきましょう。
面倒な作業ですから、彼らのモチベーション確保も大切です。
● 専門業者に依頼した場合
置きたいカタログや製品を持ってきてください（宅配便で送ってもOK）。
その4. 片付ける
● 自力でやる場合
最終日の終了時間が17時。ここから片付けが始まります。
撤去した荷物を持って会社に帰りましょう。返却をしにいかなければならない備品もあるかもしれませんね。
20時に解散できれば最高です。
● 専門業者に依頼した場合
最終日の終了時間が17時。ここから大工さんたちが再びブースへやってきます。
彼らにお任せすれば、17時10分には会場を出られます。
まとめ
費用を安く抑えたいという気持ちだけで安易に自力でのデザインを決めてしまうと
「完成して満足してしまい結局誰も来てくれなかった」という本末転倒な結果になりかねません。
また、自力で展示会ブースを作ろうとする場合、紹介した通り、とっても面倒。
既存顧客への周知など、本来出展者がすべきことが疎かになったり、
抜け漏れやモノが破損したりするリスクで、不安がつきまとうこともあるでしょう。
私たちブースデザインの専門業者が存在する意義は、デザインをすることだけでなく、
この＜ブースデザインにまつわるすべてを任せて、万全の体制で迎えてもらうこと＞にもあるのです。
【展示会】新製品は通路側に置くか、奥に置くか
貴社の画期的な新製品。
多くの人の目を集める展示会の目玉になることでしょう。
展示会ブースにおいて、これをどこに置くかを考える時、
様々なお客様のお話を伺う中で、以下のふたつの意見が聞かれます。
「せっかくなので、前面に出しましょうよ」
「ブースの奥に置いて、隠し玉にしておきましょうよ」
新製品は通路側に置くのが効果的か、奥に置くのが効果的か。
さて、どちらが正しいのでしょうか。それぞれ見てみます。
通路側に置くのがいい説
遠くからでも何が置かれているかが見え、通路を歩く来場者さんに見つけてもらいやすいのが、通路側の配置。
ブースに入る必要もなくなるので、気軽に立ち止まってもらいやすいといえます。
ブースの外に人だかりができることで、「なにがそんなに盛り上がっているのかな」と
人だかりにさらに人が集まる同調行動効果の心理を活用できるようにもなるでしょう。
奥に置くのがいい説
奥に置く……駄洒落ではありません……！
人の流れを分散させることができる有効な配置です。
新製品を前面に置くと通路前に人だかりができ、奥のスペースが活用されません。
別の商品が見たいのに、という来場者がいても見つけてもらえないこともあるでしょう。
前面に置くことで、他の製品がかすんでしまうことも考えられ、
目玉製品を奥に配置することで人の流れのバランスがとれるようになるのです。
3小間くらいまでの広さであればブースは一度に見渡すことができますから、
配置に工夫をすることで「見えそうで見えない」「あれって、もしかして！？」という期待感を
高めることもできるかもしれません。
それが見たいために、ブースの中へ入ってくれることもありますよね。
レイアウトに正解はありません！
どちらの説にも利点があるように、レイアウトには正解はありません。
リオエンターテイメントデザインでは、期間中そこで動き回るスタッフさんにとって動きやすい、
納得できるブースこそが最適なデザイン、配置であると考えています。
私たちデザイナーは、これまで培った技術や経験を駆使してもちろんアドバイスをさせていただきますが、
ぜひ貴社の要望を、実現の可否を問わず、なんでも教えてください！
たくさんお話し合いを重ねた上で、お客様にとって最適なレイアウトをご提案いたします。
【1小間向け】展示会ブースデザインのポイント
大小様々なブースがひしめく展示会。
ブースが大きければ大きいほど、多くの情報を詰め込むことができ、
通路との接地面も多いのでたくさんの人に注目されやすくなります。
しかし、その広さに比例して、当然、事務局に支払う土地代や装飾費も高くなっていく……。
そこまで予算がかけられない場合は、どんなに魅力的な効果があっても
なかなか広いスペースを使うことはできないかもしれません。
展示会の雰囲気を掴むために、小さい小間でまずはお試し、という会社もあるでしょう。
そこで今回は、1小間の小さなブースを作るポイントをご紹介。
小さなスペースで大きな効果を得られるヒントになれば幸いです。
小さな小間の特徴
まず小さな小間の特徴を把握しましょう。
国内の展示会のほとんどは、1小間 幅3mx奥行3mの9㎡とされています。
メインの通路からズレた場所に位置することが多く、人通りは少ない傾向にあります。
小さなブースが密集し、特に両隣にブースが並んでいる（角でない）場合、ブースの間口が狭いという不利な条件も。
1小間ブース、デザインのポイント
●Point.1 イメージしてみる
まず、スペースの広さを理解しましょう。
9㎡とは、5.81畳（2.72坪）であり、ワンルームより少し狭いくらいです。
思っていたよりも狭い（広い）でしょうか。
ブースの入り口（間口）に受付けの机が置かれていて、
スーツを着た“おじさん”がふたり並んでいたらどう感じるでしょうか。
壁に小さい文字のポスターがずらりと並んでいたらどうでしょうか。入りたいと思いますか？
まずは、小さいけど行きたいと思うブースを想像してみましょう。
そこから効果的な、または避けたほうがよいレイアウトや人員の動きなどが見えてくるかもしれません。
●Point.2 絞る、時に諦める
小さい小間ではスペースが限られているために、残念ながらできることは限定的です。
例えば、商談セットは一般的に2m×2mと言われていますが、
3mx3mの1小間に置いたら、それ以上にモノは置けなくなってしまいますね。
商談はできるけど展示ができない。展示をするなら商談セットが置けない。
何か諦めなければならないことが出てくるのです。
展示物においては1種類か2種類に絞り、あとは口頭またはカタログで説明するに留めるのがよいでしょう。
これ以上モノを置いてしまうと、
何が置いてあるブースか分からなくなって「二兎を追うものは一兎をも得ず」の状態になりかねません。
ごちゃごちゃしたブースをくまなく見てくれる人はほとんどいないのです。
置くものを選定するには、出展の目的が重要になります。
別のブログ記事（ブースデザインで抑えておきたい、たった２つのこと）で、
詳しくご紹介しているので、あわせてご覧ください！
●Point.3「キャッチコピー」で興味を惹きつける
ブースの間口が狭いことで、来場者の目に入る時間が少なく、一瞬で目を惹かせる工夫が必要となります。
キャッチコピーについても、別のブログ記事（展示会場で目を引く看板づくりのヒント3）で、詳しくご紹介しています。
●Point.4 スペースを使い切らない高等テク
3m×1mにし、リーフレットだけを置いておく。
スタッフがいるかいないか分からない状態にしておくことで、立ち寄りやすいと考える人もいるかもしれません。
PRブースとして、1小間を使い切らないという方法もあります。
小さい小間で大きい効果を！
これまでリオエンターテイメントデザインで担当した1小間のブースは、ギャラリーでも紹介しています。
あわせてご覧いただき、貴社のブースデザインの参考にしていただけると嬉しいです！
展示会成功のための「社内アンケート」
展示会への出展が決まり、招集される選ばれし社員。
一人でやろうとするととても大変な展示会準備ですが、
そんな大変さを軽減させてくれる「社内アンケート」について、今回ご提案します。
「社内アンケート」とは？
ここでいう「社内アンケート」とは、展示会を出展するにあたって、要望を聞き取りするアンケートシートです。
展示会の日程や場所、目的などにも言及しながら、関係する部門に配布しましょう。
エクセルなどのデータなら加工がしやすいので、おすすめです。
「社内アンケート」のメリット
メリット1.様々な部門の要望を汲み取れる
例えば、技術部門の方に聞くと「メンテナンスの必要があるから、作業できるスペースが欲しい」などの
要望が出てきます。これは営業部門や広報部門の社員にはなかなか分からない（気づけない）こと。
アンケートを実施することで、予算を度外視した見た目や集客以外の重要な要素を発見することができます。
メリット2.“どんでん返し”を防げる
要望を聞いておくと、実現が不可能になったとしても「こういう理由で実現できませんでした」と話すことができます。
少しネガティブな言い方ですが、要望を聞いてくれたという事実があるだけで、心理的な壁が低くなるんですよね。
「それなら仕方ないね」と了承してもらえる確率が上がります。
さらに、ブースデザインができあがってから、別部門から「ここはこうして欲しい」と意見が来ることも。
そうなるともう一度デザインを作り直す必要があり、
スケジュールが後倒しになったり、デザイン会社によっては追加費用がかかったりする場合もあります。
これを防ぐためにもアンケートの実施は役立ちます。
メリット3.協力が得られることも
別部門からの要望が実現できなかったとして、それをお伝えすると
「私たちの部門から予算（または人員など）出しますよ」と、
言ってもらえることもあるのだそうです。
メリット4.展示会の実施を周知することができる
展示会に関するアンケートをすることで、
展示会に出展すること、日時・場所や展示会に出展する目的を社員全員に周知・共有することができます。
営業部門以外、部門長以外の社員には伝えていないという会社もあり、
間際になって「この日にビッグサイトに来て手伝って欲しい、予定を空けておいて」と
担当者から言われてビックリする社員も少なからずいるようです。
そうなるとモチベーションも上がらず、彼らにとって足が疲れるだけの展示会になってしまいますね。
メリット5.“丸投げ”できる
展示会の準備は、一人でやろうとするととても大変。
その手間を軽減するために私たちデザイン会社があるのですが、
アンケートを取ったあとは、ぜひそれを私たちに“丸投げ”してください！
それをまとめて、予算に応じたデザインを作成することができます。
「社内アンケート」を作ろう！
会社の名前を付した展示会ブースは、あらゆる部署、多くの社員を巻き込むことが成功の秘訣です。
そのために有効な「社内アンケート」。展示会の出展が決まったら、ぜひ作ってみてください。
■株式会社リオエンターテイメントデザイン
Tel：03-6459-2079
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